مرتب كردن لیست ها ما میتوانیم لیست موجود را بر اساس هر یك از ستونهای آن به صورت صعودی یا نزولی مرتب كنیم. برای این كار كافی است به یكی از دو روش زیر عمل كنیم : روش اول : 1- یك سلول از ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود انتخاب میكنیم. 2- برای مرتب سازی صعودی از آیكون Sort Ascending ( ) و برای مرتب سازی نزولی از آیكون Sort Descending ( ) در نوار ابزار Standard استفاده میكنیم. نکته باید توجه داشته باشیم كه در این حالت نباید یك ستون انتخاب شود بلكه فقط یك سلول از ستونی كه میخواهیم بر اساس آن لیست مرتب شود را انتخاب میكنیم. روش دوم : 1- كل جدول یا یك سلول از جدول را انتخاب میكنیم. 2- منوی Data را انتخاب میكنیم. 3- گزینه Sort را انتخاب میكنیم. 4- پنجره ای باز میشود كه باید قسمتهای زیر را با توجه به نیاز در آن پر كنیم : الف- Sort By : در این كادر ستونی را كه میخواهیم لیست بر اساس آن مرتب شود ، انتخاب میكنیم. ب- Then By : در این كادر ستونی را تعیین میكنیم كه اگر اطلاعات ستونی که در کادر اول مشخص شده برای مرتب سازی مانند هم بود لیست بر اساس این ستون مرتب شود. ج- Ascending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت صعودی مرتب میشود. د- Descending : با انتخاب این گزینه لیست به صورت نزولی مرتب میشود. هـ- My List Has : در این قسمت دو گزینه Header Row ، و No Header Row وجود دارد. اگر Header Row انتخاب شده باشد هنگام باز شدن پنجره Sort كل لیست به غیر از سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort By , Then By عناوین قرار میگیرند. ولی اگر No Header Row را انتخاب كنیم هنگام باز شدن پنجره Sort كل جدول حتی سطر اول كه سطر عنوان است انتخاب میشود و در كادر های Sort by , Then By بجای عناوین, نام ستونها قرار میگیرند. در حقیقت در این حالت عناوین جزء اطلاعات در نظر گرفته شده و در مرتب سازی شركت داده میشوند. درج انواع اشیاء در Excel میتوانیم تصاویر ، چارتهای سازمانی و ... را اضافه كنیم. برای این كار از منوی Insert ، Picture را انتخاب میكنیم. زیر منویی ظاهر میشود كه شامل گزینه های زیر است : 1- Clip Art : میتوانیم از تصاویر موجود درClip Art ، Office استفاده كنیم. با انتخاب این گزینه پنجره ای باز میشود كه شامل دسته های مختلف تصاویر است. مثلاً اگر دسته Animals را انتخاب كنیم ، تصویر كارتونی چند حیوان نمایش داده میشود. برای اضافه كردن تصویر بر روی صفحه ، بر روی تصویر كلیك كرده تا منوی آن ظاهر شود. سپس آیكون Insert Clip ( اولین آیكون ) را انتخاب میكنیم. 2- Form File : با استفاده از این گزینه میتوانیم هر تصویر دلخواه را از روی هارد كامپیوتر یا CD یا Floppy بر روی صفحه اضافه كنیم. 3- Auto Shape : با انتخاب این گزینه نوار ابزاری ظاهر میشود كه گزینه های آن مشابه همان Auto Shape نوار ابزار Drawing است. 4- Organization Chart : با استفاده از این گزینه میتوانیم چارت سازمانی رسم كنیم. 5- Word Art : با استفاده از این گزینه میتوانیم كلمات را با فرمتهای زیبا و خاص بنویسیم. این گزینه كار همان Word Art موجود در نوار ابزار Drawing را انجام میدهد. 6- From Scanner or Camera : با استفاده از این گزینه میتوانیم تصاویر را مستقیماً از دوربین یا اسكنر بگیریم. انتخاب اشکال : برای انتخاب اشکال کافی است روی آنها کلیک کنیم. جابجا کردن اشکال : برای جابجا کردن یک شکل ابتدا آنرا انتخاب کرده سپس بر روی شکل میرویم تا مکان نما به صورت ( )در آید. سپس شکل را در جهت مود نظر Drag میکنیم. تغییر سایز شکل : ابتدا شکل را انتخاب کرده سپس بر روی یکی از 8 لنگری (مربع کوچک) که دور تا دور شکل ظاهر میشود میرویم. تا مکان نما به صورت ( ) در آید. سپس در جهت مورد نظر Drag میکنیم. نکته اگر بر روی لنگر های چهار گوشه برویم , شکل هم در جهت افقی و هم در جهت عمودی تغییر سایز میدهد. ولی اگر بر روی لنگر های وسط اضلاع برویم شکل یا در جهت افقی یا در جهت عمودی , بسته به انتخاب ضلع بزرگ یا کوچک میشود. نوار ابزار Drawing برای ترسیم یک سری از اشکال خاص میتوانیم از نوار ابزار Drawing استفاده کنیم. این نوار ابزار شامل آیکونهای زیر است : Free Rotate : از این آیکون برای چرخاندن شکل استفاده میشود. با کلیک روی این آیکون ، بر روی شکل علائمی به صورت دایره های سبز رنگ ظاهر میشود. مکان نمای ماوس را بر روی این دایره ها میبریم تا مکان نما به شکل دایره در آید سپس شکل را در جهت مورد نظر Drag میکنیم. تا شکل تغییر زاویه دهد. نکته برای فعال شدن این آیکون باید یک شکل رسم شده باشد و انرا انتخاب کردن باشیم. Auto Shape : این آیکون شامل قسمتهای زیر است : Line : برای کشیدن خط صاف , فلش , فلش دو سر , خط منحنی , خط منحنی و خط شکسته , خط آزاد Connector : برای کشیدن انواع اتصال دهنده ها Basic Shapes : برای کشیدن اشکال مختلف Block Arrows : برای ترسیم انواع جهت نما ها Flow chart : برای رسم قسمتهای مختلف یک فلوچارت Stars and Banners : برای رسم شکلهای مختلف Callouts : برای کشیدن اشکالی که میتوان داخل آنها متن نوشت . برای کشیدن اشکال این قسمت از Drag استفاده میکنیم. Line : توسط این آیکون میتوانیم خط رسم کنیم. کافی است در یک نقطه کلیک کرده که این، نقطه شروع خط میشود ، سپس به طرف انتهای خط Drag میکنیم. Arrow : توسط این آیکون میتوانیم فلش رسم کنیم که مانند رسم خط میباشد. Rectangle : توسط این آیکون میتوانیم مربع یا مستطیل رسم کنیم برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم تا مربع یا مستطیل مورد نظر را بکشیم. ( اگر در حین رسم کلید Shift را پایین نگه داریم ، مربع رسم میشود. ) Oval : توسط این آیکون میتوانیم بیضی یا دایره رسم کنیم. برای این کار روی یک نقطه کلیک کرده و Drag میکنیم. ( اگر در حین رسم دکمه Shift را نگه داریم دایره ترسیم میشود. ) Text box : توسط این آیکون میتوانیم Text Box یا کادر متن ایجاد کنیم. از این آیکون برای نوشتن روی تصاویر یا اشکالی که نمیتوانیم داخل آنها بنویسیم استفاده میشود. Insert word Art : توسط این آیکون میتوانیم متن گرافیکی زیبا ایجاد کنیم. کافی است در کادر باز شده نوع خط و سایز آن را تعیین کنیم سپس متن را تایپ کنیم و OK کنیم. Insert Clip Art : با فشردن این آیکون پنجره Word art باز میشود. Fill Color : توسط این آیکون میتوانیم داخل موضوع را رنگ کنیم. Line Color : توسط این آیکون میتوانیم کادر دور موضوعات را تغییر رنگ دهیم. Font Color : توسط این آیکون میتوانیم رنگ متن را تغییر دهیم. Line Style :توسط این آیکون میتوانیم ضخامت خطوط ترسیمی را تعیین کنیم. ( همچنین فلش ها یا خطوط دور مربع ها و ...) Dash style: توسط این آیکون میتوانیم نوع خطوط را تعیین کنیم. Arrow Style : توسط این آیکون میتوانیم نوع فلش ها را تعیین کنیم. Shadow Style : توسط این آیکون میتوانیم به اشکال سایه بدهیم. tree - D style: توسط این آیکون میتوانیم به اشکال حجم دهیم و آنها را سه بعدی کنیم. نکته با Double Click بر روی هر موضوع میتوانیم در پنجره Format که Word art پس از انتخاب این گزینه پنجره ای با نام Word art gallery باز میشود که مدلی که میخواهیم متن به آن مدل نوشته شود انتخاب میکنیم. سپس OK میکنیم. پنجره ای به اسم Edit Word art text باز میشود که متن را در کادر text آن نوشته و در کادر Font ، فونت نوشته و در کادر سایز ، سایز آنرا تعیین میکنیم و سپس OK میکنیم. متن بر روی صفحه ظاهر میشود. نوار ابزار Word Art : با انتخاب متنی که بوسیله Word art نوشته شده نوار ابزاری ظاهر میشود که شامل ایکونهای زیر است : Insert word art : یک Word Art دیگر میتوانیم ایجاد کنیم. Edit text : با انتخاب این آیکون پنجره Edit Word Art text ظاهر میشود . تا بتوانیم متن نوشته شده یا سایز و فونت آنرا ویرایش کنیم. Word art Gallery : توسط این گزینه میتوانیم طرح Word Art را عوض کنیم. Format Word Art : میتوانیم تغییراتی بر روی متن اجاد کنیم مانند رنگ و ضخامت خط دور نوشته , رنگ نوشته , سایز نوشته و ... Word Art Shape : طرز نوشتن متن را عوض میکنیم. Word Art Same Letter Heights : کشیدگی کلیه حروف را اندازه هم میکند. Word Art Vertical Text : جهت نوشتن متن را عوض میکند. Word Art Alignment : متن را تراز میکند. Word Art Character Spacing : فاصله بین حروف را کم و زیاد میکند