طلاعات در Excel اطلاعات در محیط Excel میتوانند اعداد ، حروف ، تاریخ ، زمان و یادداشت باشند كه در زیر به شرح تك تك آنها میپردازیم : ( توجه داشته باشید كه با فرمت اطلاعات در آینده بیشتر آشنا میشوید و این قسمت فقط برای آشنایی با انواع اطلاعات میباشد. ) 1- اطلاعات عددی کار کردن با اعداد : Excel تمام اعداد را یکسان فرض میکند. بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد. در Excel اعداد را به دو روش میتوان وارد نمود : 1- با استفاده از کلید های عددی موجود در بالای حروف 2- با استفاده از کلید های موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. ( در صورتی که اعداد این قسمت کار میکنند که کلید Num Lock روشن باشد .) علاوه بر ارقام 0 تا 9 میتوان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود. نکته Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند. نکته هنگامی که از علائم دلار ، درصد یا کاما استفاده میشود، Excel قالب بندی اعداد را تغییر میدهد. برخوردExcel با اعداد : 1- اگر طول عدد از سلول كوچكتر باشد تغییری در سلول داده نمیشود. 2- اگر طول عدد به اندازه چند كاراكتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد. 3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ میدهد : الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده میشوند. ب- عدد گرد میشود. ج- سلول با یکسری از علائم # پر میشود. این حالت زمانی اتفاق میافتد كه فرمت سلول General نباشد. 2- اطلاعات متنی : میتوانیم در سلولهای Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ كنیم. توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن : اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم ، پس از Enter کردن ، Excel، 6 مارس را نمایش میدهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر میگیرد. برای اینکه این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (') آپستروف قرار میدهیم. یعنی بنویسیم ( '6/2 ) 3- اطلاعات از نوع تاریخ : اگر در سلول Excel یك تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد كنیم به طور اتوماتیك قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می شود. 4- اطلاعات از نوع زمان : میتوانیم در سلول Excel یك زمان را با فرمت H:M:S وارد كنیم كه قالب سلول به طور اتوماتیك زمان میشود. 5- اطلاعات از نوع یادداشت : این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشتهایی هستند كه بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می دهند. فرمول نویسی در Excel عملگر های Excel •عملگر های محاسباتی : عملگر های محاسباتی به ترتیب تقدم ها عبارتند از : ( ^ ) توان و ( % ) درصد و ( * , /) ضرب و تقسیم و ( + و -) جمع و تفریق •عملگر های رشته ای : تنها عملگر رشته ای ( & ) است. از این عملگر برای ترکیب رشته ها استفاده میشود. • عملگر های آدرس : از این عملگر زمانی استفاده میشود که بخواهیم محدوده ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را میگذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را مینویسیم. ( از این عملگر در درسهای آتی استفاده میكنیم ) ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه : در Excel به چند روش میتوان فرمولها را نوشت : 1- در خط فرمول ( یا در سلول ) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ میکنیم و بعد Enter میزنیم. 2- فرمول را در خط فرمول یا و بعد علامت = در خط فرمول سلول نوشته ( بدون ، Click که نتیجهعلامت = ) سپس بر روی علامت میکنیم. پنجره ای باز میشود را نمایش می دهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود ، OK را میزنیم. 3- در خانه ای که میخواهیم فرمول نوشته شود، Click میکنیم ، علامت تساوی را تایپ کرده ، سپس با ماوس بر روی خانه ای که میخواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click میکنیم ، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click میکنیم. فرض كنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و میخواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم ، برای این كار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ كرده سپس بر روی سلول A1 ( اولین عملوند ) كلیك كرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + ( عملگر ) را تایپ كرده و بعد بر روی سلول A2 ( دومین عملوند) كلیك می كنیم و در انتها Enter می كنیم. ویرایش سلول : برای ویرایش محتویات یك سلول به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم : روش اول : بر روی سلول كلیك كرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر كلیك كرده ، ویرایش را انجام می دهیم. روش دوم : بر روی سلول double Click كرده و ویرایش را انجام می دهیم. انتخاب یک یا چند خانه 1- توسط صفحه کلید : - برای انتخاب یک خانه کافی است با جهت نما (Arrow key)بر روی آن برویم. - برای انتخاب تعدادی خانه مجاورکافی است دکمه Shift را پایین نگه داشته و با كلید های جهت نما ( Arrow Key)بر روی آن حرکت کنیم. - برای انتخاب سطر جاری کافی است کلید های Shift + Spacebar را بفشاریم. - برای انتخاب یک ستون کافی است کلید های Ctrl+ Spacebar را بزنیم. - برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl + Shift+ Spacebar را بزنیم. 2- توسط ماوس : - برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم. - برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه ها Drag کنیم. - برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر Click کنیم. - برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون Click کنیم. - برای انتخاب یک کاربرگ کافی است از منوی Edit ، گزینه Select All را انتخاب کنیم. نکته برای انتخاب تعدادی خانه غیر مجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه كلید به تنهایی نمیتوان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه كلید ،هر دو استفاده كنیم. برای این كار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه های مورد نظر Click کنیم. دستور برگشت : میتوانیم عمل انجام داده شده را برگردانیم . فرض كنید در سلول A1 عدد 10 را می نویسیم و سپس آنرا پاك می كنیم . اگر در این زمان ازدستور Undo استفاده كنیم . عدد 10 بر میگردد . برای استفاده از Undo به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم. روش اول: 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب Undo روش دوم : فشردن همزمان كلیدهای ctrl+z روش سوم : استفاده از آیكون Undo در نوار ابزار Standard ( ) دستور Redo : با این دستور می توانیم عمل Undo را برگردانیم .برای اجرای این دستور به یكی از روشهای زیر عمل می كنیم: روش اول : 1- انتخاب منوی Edit 2- انتخاب Redo روش دوم : فشردن همزمان كلیدهای ctrl+y روش سوم : استفاده از آیكون Redo در نوار ابزار نسخه برداری و انتقال سلولها نسخه برداری از سلولها : 1- موضوعات مورد نظر را انتخاب میکنیم. 2- به یکی از روشهای زیر Copy را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Copy ( ) ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Copy ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Copy د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl+C 3- Click بر روی مکانی که میخواهیم اطلاعات اضافه شوند. 4- با یکی از روشهای زیر Paste را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Paste ( ) ب- انتخاب منوی Edit ، گزینه Paste ج- Right Click بر روی موضوع و انتخاب گزینه Paste د- فشردن همزمان کلید های Ctrl+V انتقال سلولها : 1- انتخاب موضوعات مورد نظر 2- به یکی از روشهای زیر Cut را انتخاب میکنیم : الف- استفاده از آیکون Cut ( ) ب- انتخاب منوی Edit، گزینه Cut ج- Right Click بر روی موضوع مورد نظر و انتخاب گزینه Cut د- فشردن همزمان کلیدهای Ctrl +X 3- Click بر روی محل انتقال موضوعات 4- به یکی از روشهای گفته شده در حالت قبل گزینه Paste را انتخاب حذف سلول وقتی یك سلول را حذف میكنیم محتویات آن به همراه خود سلول حذف میشود كه جای این سلول یك فضای خالی ایجاد میشود. این فضای خالی باید توسط سلولهای مجاور پر شود. برای حذف یك سلول به یكی از روشهای زیر عمل میكنیم : روش اول : 1- انتخاب موضوعات 2- انتخاب منوی Edit 3- انتخاب گزینه Delete روش دوم : 1- انتخاب موضوعات 2- Right Click بر روی خانه 3- انتخاب گزینه Delete با انتخاب گزینه Delete پنجره ای ظاهر میشود که شامل چهار گزینه زیر است ( در این پنجره میتوانیم تعیین كنیم كه محل خالی سلول حذف شده با كدام یك از سلولهای مجاور پر شود. ) : الف- Shift Cell Left : باعث انتقال خانه سمت راست خانه پاک شده به جای آن میشود. ب- Shift Cells Up : خانه زیرین خانه پاک شده را بجای آن منتقل میکند. ج- Entire Row : سطر زیرین خانه پاک شده را به جای سطری که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند. د- Entire Column : ستون سمت راست خانه پاک شده را به جای ستونی که خانه پاک شده در آن قرار دارد منتقل میکند. نکته اگر محیط فارسی باشد بجای ستون سمت راست , ستون سمت چپ جایگزین میشود. پاک کردن سلول : در این حالت خود سلول حذف نمیشود و فقط محتویات داخل آن یا قالب بندی آن یا توضیحات آن و یا هر سه پاك میشوند. 1- خانه های مورد نظر را انتخاب میکنیم. 2- از منوی Edit ، گزینه Clear را انتخاب میکنیم. 3- زیر منویی باز میشود که شامل گزینه های زیر است : الف- All : هم محتوای خانه ، هم Format خانه و هم توضیحات را پاک میکند. ب- Format : فقط Format خانه های انتخابی را پاک میکند. ج- Comment : فقط توضیحات را پاک میکند. د- Content : فقط محتوای خانه های انتخابی را پاک میکند .